Par Christophe Cliquet, fondateur d'ACP Conseil – commissaire aux comptes indépendant spécialisé en copropriété à Bruxelles et en Wallonie.

Introduction

Lors du remplacement d'un système de vidéophonie, de compteurs individuels ou de tout autre équipement identique installé dans chaque lot, une question revient systématiquement : faut-il répartir le coût par quotités (clé générale) ou par parts égales ?

Dans notre article sur les erreurs fréquentes en comptabilité de copropriété, nous évoquions cette problématique en deux points (erreurs 1 et 2). Le présent article approfondit le sujet : cadre légal, démonstration chiffrée et méthode de régularisation.

I – Le principe : privatif = privatif

Prenons l'exemple le plus courant : le remplacement d'un système de vidéophonie. Ces travaux comportent deux volets distincts :

La partie commune : la centrale, le câblage dans les parties communes, le système d'ouverture de la porte d'entrée. Ces éléments desservent l'ensemble de l'immeuble et sont répartis selon les quotités.

La partie privative : le poste intérieur installé dans chaque appartement, les badges d'accès individuels, la plaque de propreté (plaque murale sur laquelle le poste intérieur est fixé). Ces éléments sont situés dans le lot privatif et desservent exclusivement ce lot.

La plupart des actes de base opèrent d'ailleurs cette distinction de manière expresse. Il est fréquent d'y lire que les installations de parlophonie et d'ouvre-porte sont visées parmi les éléments privatifs, tandis que seule la partie à usage commun (centrale, câblage commun) relève des parties communes.

II – L'erreur classique : le devis global

L'anomalie trouve souvent son origine dans la manière dont le dossier est présenté en assemblée générale : un devis global, un montant unique, un vote unique. Le syndic soumet un budget de X € pour « le remplacement de la vidéophonie », sans ventilation entre la partie commune et la partie privative.

L'argument souvent avancé : « l'AG a voté un budget global, donc c'est du commun ». Cet argument ne suffit pas, à lui seul, à qualifier l'ensemble de la dépense comme charge commune. Le fait que l'assemblée vote un devis sans ventilation ne transforme pas un poste privatif en charge commune. L'absence de distinction dans la présentation du dossier ne modifie pas la nature juridique de l'équipement.

III – Ce que dit la loi

Article 3.81 – Répartition des charges

Cet article concerne les charges communes. Il suppose que la dépense soit une charge commune. Or, un poste de vidéophonie installé dans un lot privatif et desservant exclusivement ce lot n'est pas une charge commune.

Article 3.88 §1, 1°, d) – Travaux en parties privatives

Cet article confirme que la prise en charge de l'exécution par l'ACP ne modifie pas, en elle-même, la répartition des coûts. En principe, le coût d'un élément privatif reste supporté selon la logique applicable aux éléments privatifs, sauf base statutaire ou décision expresse contraire.

Article 3.100 – Droit impératif

Le caractère impératif de ces dispositions n'autorise pas, en principe, à modifier implicitement la nature privative ou commune d'un poste par une simple décision d'AG.

IV – Simulation chiffrée : l'impact concret

Pour illustrer le préjudice, voici une simulation avec des lots et quotités fictifs.

Colonne A : montant payé via clé générale (quotités).

Colonne B : montant à payer en parts égales (même équipement = même prix).

Différence négative = trop-perçu, à rembourser. Différence positive = complément à appeler.

Le Lot 1 (150/1000) paie 372 € via la clé générale pour un équipement strictement identique à celui du Lot 8 (60/1000) qui n'en paie que 148,80 €. Le premier subventionne de facto l'équipement de son voisin à hauteur de 124 €.

V – Comment régulariser ?

La régularisation est une opération comptable en trois étapes :

Étape 1 – Remboursement via la clé générale

Le montant total des postes privatifs (ici 2.480 € HTVA) est remboursé aux copropriétaires selon la clé générale. Chacun récupère ce qu'il a payé via les quotités.

Étape 2 – Appel en parts égales

Le même montant total est rappelé, cette fois en parts égales : 248 € HTVA par lot.

Étape 3 – Compensation

Les deux opérations se compensent. Seule la différence (colonne « Différence » du tableau) génère un mouvement réel : un remboursement pour les quotités élevées, un complément à payer pour les quotités faibles.

VI – Et le fonds de réserve ?

Lorsque les travaux ont été financés par le fonds de réserve, la question se complique légèrement mais le principe reste identique.

Le fonds de réserve est un pot commun, mais chaque copropriétaire y détient une quote-part individuelle. Un fonds constitué selon la clé générale ne peut pas être utilisé selon une autre logique sans régularisation préalable.

Prenons un exemple concret : si la copropriété a oublié de cotiser en clé ascenseur pour une mise en conformité et souhaite utiliser le fonds de réserve général, elle doit soit extourner les montants de la clé générale et les rappeler dans la bonne clé, soit encoder les factures en clé ascenseur et procéder à l'utilisation du fonds de réserve en clé générale avec régularisation.

Le même principe s'applique ici : prélever le fonds de réserve en clé générale pour un équipement privatif identique par lot nécessite une régularisation vers des parts égales.

VII – Le recours du copropriétaire lésé

Un copropriétaire confronté à ce préjudice dispose d'un recours prévu par la loi.

Cette action en rectification n'est pas soumise au délai de 4 mois applicable aux contestations de décisions d'AG (art. 3.92 §3). Le copropriétaire peut agir sans limitation de délai, pour autant qu'il démontre un préjudice propre ou un calcul inexact.

Comme le montre notre simulation, le préjudice est réel et chiffrable. Le Lot 1 de notre exemple paie 124 € de trop pour un équipement identique à celui de ses voisins — ce n'est pas un débat théorique, c'est un montant vérifiable sur la base des factures et des quotités.

En résumé

– Un équipement identique installé dans chaque lot peut relever du privatif lorsqu'il est situé dans le lot et affecté exclusivement à ce lot.

– L'article 3.88 §1, 1°, d) est formel : la décision d'exécuter des travaux en partie privative ne modifie pas la répartition des coûts.

– Le vote d'un budget global en AG sans ventilation ne transforme pas la nature juridique d'un poste privatif.

– La régularisation est une opération neutre pour la copropriété — seule la répartition entre lots change.

– Le copropriétaire lésé peut saisir le Juge de Paix (art. 3.92 §7) sans limitation de délai.

– La bonne pratique consiste à ventiler dès le départ, lors de la présentation du dossier en assemblée générale.