Certaines erreurs reviennent régulièrement en copropriété. Elles peuvent fausser les comptes, créer des injustices entre lots et fragiliser la trésorerie de l’immeuble. Voici les plus fréquentes, avec les bonnes pratiques.
Sommaire
Par Christophe Cliquet, fondateur d'ACP Conseil – commissaire aux comptes indépendant spécialisé en copropriété à Bruxelles et en Wallonie.
Introduction
La gestion d’une copropriété exige rigueur, méthode et connaissance du cadre légal. Certaines erreurs reviennent pourtant de manière récurrente, parfois par méconnaissance, parfois par négligence.
Ces erreurs ne sont jamais anodines. Elles peuvent fausser la situation financière de l’immeuble, créer des injustices entre copropriétaires et, dans certains cas, engager la responsabilité du syndic.
I. Erreurs liées à l’imputation et à la répartition des charges
Erreur 1 : Mauvaise imputation des postes privatifs et communs
Lors de travaux impliquant à la fois des parties communes et des équipements privatifs, le syndic doit distinguer clairement les deux.
Exemple : remplacement d’un système de parlophonie. La centrale et le câblage relèvent des parties communes. Chaque copropriétaire choisit ensuite son poste intérieur (modèle simple ou vidéophonie haut de gamme).
Imputer l’intégralité de la facture en charges communes réparties sur les quotités.
Le copropriétaire ayant choisi un poste basique finance indirectement celui ayant opté pour un équipement haut de gamme.
Ventiler : partie commune selon quotités, partie privative imputée individuellement selon le choix de chacun.
Erreur 2 : Mauvaise utilisation du fonds de réserve entre clés de répartition
Une copropriété peut comporter plusieurs clés de répartition (clé générale, ascenseur, chauffage, appartements, etc.). Le fonds de réserve est constitué selon ces mêmes clés. Les règles de répartition découlent des statuts et, à défaut, du critère d’utilité.
Financer des travaux qui ne concernent qu’une fraction de l’immeuble via le fonds de réserve général et imputer la dépense en clé générale, y compris aux lots non bénéficiaires.
L’absence de mention au procès-verbal ne constitue pas une base valable pour une mise à charge générale. L’affectation du fonds de réserve par l’assemblée générale n’autorise pas le contournement des clés de répartition prévues par les statuts (ou, à défaut, du critère d’utilité).
Constituer le fonds de réserve dans la clé adéquate, imputer la dépense selon la clé des lots bénéficiaires. Si le fonds a été constitué en clé générale, procéder à une conversion comptable pour neutraliser la quote-part des lots non concernés.
II. Erreurs liées au financement et à la trésorerie
Erreur 3 : Ne pas prévoir le financement des postes privatifs
Commander sans appel de fonds couvrant la partie privative.
La copropriété avance la trésorerie. Le fonds de roulement est amputé et l’immeuble peut se retrouver en difficulté si certains copropriétaires tardent à payer.
Appel de fonds préalable : l’argent entre, puis la commande est passée. La copropriété ne fait que transiter les fonds.
Erreur 4 : Utiliser le fonds de réserve pour des dépenses courantes
Puiser dans le fonds de réserve pour payer des charges courantes (nettoyage, électricité, assurance…).
Le fonds de réserve n’est plus disponible lorsque des travaux sont votés et la difficulté de trésorerie est masquée.
Trésorerie insuffisante : appel de fonds extraordinaire ou adaptation du budget. Le fonds de réserve ne sert pas au courant.
III. Erreurs liées au suivi comptable et à la clôture
Erreur 5 : Soldes fournisseurs non régularisés
Laisser des soldes fournisseurs ouverts d’année en année sans justification.
Situation financière faussée, risque de doubles paiements non récupérés, notes de crédit oubliées.
À chaque clôture : vérifier, justifier et régulariser chaque solde fournisseur.
Erreur 6 : Comptes transitoires laissés sans apurement ou sans suivi
Les comptes d’attente, charges à reporter, comptes sinistres, factures à recevoir (444) et charges/produits à régulariser (4995) sont des comptes transitoires de classe 4. Ils constatent un décalage temporaire entre la réalité économique et son traitement comptable.
Les laisser ouverts sans analyse, sans justification claire ou sans évolution, et les reporter d’un exercice à l’autre automatiquement.
Le bilan perd en fiabilité, et des montants restent figés sans qu’on sache s’ils sont encore justifiés.
À chaque clôture : analyser chaque compte, vérifier si le montant est encore justifié à la date de clôture, apurer dès que la situation est connue, et éviter tout report automatique sans explication.
IV. Erreurs liées aux impayés
Erreur 7 : Arriérés de copropriétaires non réclamés
Depuis la loi du 18 juin 2018, le règlement de copropriété doit prévoir les sanctions et clauses relatives au non-paiement des charges. Sans clauses prévues, il n’y a pas de pénalités applicables. Avec clauses prévues, leur application doit être suivie.
Laisser les impayés s’accumuler sans rappel, sans mise en demeure, ou ne pas appliquer les clauses prévues.
La trésorerie souffre, les autres copropriétaires financent indirectement les mauvais payeurs, et plus la dette grossit, plus elle devient difficile à recouvrer.
La prescription est de 5 ans à compter de l’échéance de chaque charge. Le privilège de la copropriété est limité aux charges de l’exercice en cours et de l’exercice précédent : si le syndic tarde, ce privilège peut être perdu pour les exercices plus anciens.
Rappel dès le premier retard. Mise en demeure (recommandé) après 30 jours, en reprenant le principal, les intérêts et la clause pénale (si prévue), avec un délai minimum de 15 jours. Procédure de recouvrement si la situation n’est pas régularisée.
V. Erreurs TVA
Erreur 8 : TVA mal gérée sur travaux et services
Rappel pratique : un immeuble de moins de 10 ans est en principe soumis à 21% sur les travaux. Pour un immeuble de plus de 10 ans, le taux réduit de 6% peut s’appliquer à certains travaux de transformation, rénovation, réparation ou entretien, mais uniquement sous conditions strictes.
- Immeuble de plus de 10 ans (depuis la première occupation jusqu’à la date de la première facture).
- Habitation utilisée à plus de 50% comme logement privé.
- Travaux facturés au consommateur final (l’ACP en tant que représentante des copropriétaires).
- Mention obligatoire sur la facture (depuis 2022, en remplacement de l’ancienne attestation papier).
Accepter du 6% hors conditions, appliquer du 6% à des services courants (nettoyage, jardinage…), ou accepter des factures en autoliquidation alors que l’ACP n’est pas assujettie TVA.
En cas de contrôle, la responsabilité financière retombe sur l’ACP : différence de TVA, intérêts de retard et amendes.
Vérifier l’âge de l’immeuble, exiger la mention obligatoire pour le 6%, refuser l’autoliquidation, et appliquer 21% pour les services courants.
En résumé
- Une erreur de répartition crée des injustices entre lots.
- Une erreur de financement fragilise la trésorerie.
- Des postes transitoires non apurés faussent le bilan.
- Des impayés non suivis deviennent vite irrécouvrables.
- Une TVA mal gérée expose l’ACP à un risque fiscal direct.
Cet article est publié par ACP Conseil, commissaire aux comptes indépendant spécialisé en copropriété. Nous réalisons des contrôles complets des comptes avec remise d'un rapport détaillé et d'une Carte Santé Financière©. Pour en savoir plus : info@acpconseil.be
Certaines erreurs reviennent régulièrement en copropriété. Elles peuvent fausser les comptes, créer des injustices entre lots et fragiliser la trésorerie de l’immeuble. Voici les plus fréquentes, avec les bonnes pratiques.
Sommaire
Par Christophe Cliquet, fondateur d'ACP Conseil – commissaire aux comptes indépendant spécialisé en copropriété à Bruxelles et en Wallonie.
Introduction
La gestion d’une copropriété exige rigueur, méthode et connaissance du cadre légal. Certaines erreurs reviennent pourtant de manière récurrente, parfois par méconnaissance, parfois par négligence.
Ces erreurs ne sont jamais anodines. Elles peuvent fausser la situation financière de l’immeuble, créer des injustices entre copropriétaires et, dans certains cas, engager la responsabilité du syndic.
I. Erreurs liées à l’imputation et à la répartition des charges
Erreur 1 : Mauvaise imputation des postes privatifs et communs
Lors de travaux impliquant à la fois des parties communes et des équipements privatifs, le syndic doit distinguer clairement les deux.
Exemple : remplacement d’un système de parlophonie. La centrale et le câblage relèvent des parties communes. Chaque copropriétaire choisit ensuite son poste intérieur (modèle simple ou vidéophonie haut de gamme).
Imputer l’intégralité de la facture en charges communes réparties sur les quotités.
Le copropriétaire ayant choisi un poste basique finance indirectement celui ayant opté pour un équipement haut de gamme.
Ventiler : partie commune selon quotités, partie privative imputée individuellement selon le choix de chacun.
Erreur 2 : Mauvaise utilisation du fonds de réserve entre clés de répartition
Une copropriété peut comporter plusieurs clés de répartition (clé générale, ascenseur, chauffage, appartements, etc.). Le fonds de réserve est constitué selon ces mêmes clés. Les règles de répartition découlent des statuts et, à défaut, du critère d’utilité.
Financer des travaux qui ne concernent qu’une fraction de l’immeuble via le fonds de réserve général et imputer la dépense en clé générale, y compris aux lots non bénéficiaires.
L’absence de mention au procès-verbal ne constitue pas une base valable pour une mise à charge générale. L’affectation du fonds de réserve par l’assemblée générale n’autorise pas le contournement des clés de répartition prévues par les statuts (ou, à défaut, du critère d’utilité).
Constituer le fonds de réserve dans la clé adéquate, imputer la dépense selon la clé des lots bénéficiaires. Si le fonds a été constitué en clé générale, procéder à une conversion comptable pour neutraliser la quote-part des lots non concernés.
II. Erreurs liées au financement et à la trésorerie
Erreur 3 : Ne pas prévoir le financement des postes privatifs
Commander sans appel de fonds couvrant la partie privative.
La copropriété avance la trésorerie. Le fonds de roulement est amputé et l’immeuble peut se retrouver en difficulté si certains copropriétaires tardent à payer.
Appel de fonds préalable : l’argent entre, puis la commande est passée. La copropriété ne fait que transiter les fonds.
Erreur 4 : Utiliser le fonds de réserve pour des dépenses courantes
Puiser dans le fonds de réserve pour payer des charges courantes (nettoyage, électricité, assurance…).
Le fonds de réserve n’est plus disponible lorsque des travaux sont votés et la difficulté de trésorerie est masquée.
Trésorerie insuffisante : appel de fonds extraordinaire ou adaptation du budget. Le fonds de réserve ne sert pas au courant.
III. Erreurs liées au suivi comptable et à la clôture
Erreur 5 : Soldes fournisseurs non régularisés
Laisser des soldes fournisseurs ouverts d’année en année sans justification.
Situation financière faussée, risque de doubles paiements non récupérés, notes de crédit oubliées.
À chaque clôture : vérifier, justifier et régulariser chaque solde fournisseur.
Erreur 6 : Comptes transitoires laissés sans apurement ou sans suivi
Les comptes d’attente, charges à reporter, comptes sinistres, factures à recevoir (444) et charges/produits à régulariser (4995) sont des comptes transitoires de classe 4. Ils constatent un décalage temporaire entre la réalité économique et son traitement comptable.
Les laisser ouverts sans analyse, sans justification claire ou sans évolution, et les reporter d’un exercice à l’autre automatiquement.
Le bilan perd en fiabilité, et des montants restent figés sans qu’on sache s’ils sont encore justifiés.
À chaque clôture : analyser chaque compte, vérifier si le montant est encore justifié à la date de clôture, apurer dès que la situation est connue, et éviter tout report automatique sans explication.
IV. Erreurs liées aux impayés
Erreur 7 : Arriérés de copropriétaires non réclamés
Depuis la loi du 18 juin 2018, le règlement de copropriété doit prévoir les sanctions et clauses relatives au non-paiement des charges. Sans clauses prévues, il n’y a pas de pénalités applicables. Avec clauses prévues, leur application doit être suivie.
Laisser les impayés s’accumuler sans rappel, sans mise en demeure, ou ne pas appliquer les clauses prévues.
La trésorerie souffre, les autres copropriétaires financent indirectement les mauvais payeurs, et plus la dette grossit, plus elle devient difficile à recouvrer.
La prescription est de 5 ans à compter de l’échéance de chaque charge. Le privilège de la copropriété est limité aux charges de l’exercice en cours et de l’exercice précédent : si le syndic tarde, ce privilège peut être perdu pour les exercices plus anciens.
Rappel dès le premier retard. Mise en demeure (recommandé) après 30 jours, en reprenant le principal, les intérêts et la clause pénale (si prévue), avec un délai minimum de 15 jours. Procédure de recouvrement si la situation n’est pas régularisée.
V. Erreurs TVA
Erreur 8 : TVA mal gérée sur travaux et services
Rappel pratique : un immeuble de moins de 10 ans est en principe soumis à 21% sur les travaux. Pour un immeuble de plus de 10 ans, le taux réduit de 6% peut s’appliquer à certains travaux de transformation, rénovation, réparation ou entretien, mais uniquement sous conditions strictes.
- Immeuble de plus de 10 ans (depuis la première occupation jusqu’à la date de la première facture).
- Habitation utilisée à plus de 50% comme logement privé.
- Travaux facturés au consommateur final (l’ACP en tant que représentante des copropriétaires).
- Mention obligatoire sur la facture (depuis 2022, en remplacement de l’ancienne attestation papier).
Accepter du 6% hors conditions, appliquer du 6% à des services courants (nettoyage, jardinage…), ou accepter des factures en autoliquidation alors que l’ACP n’est pas assujettie TVA.
En cas de contrôle, la responsabilité financière retombe sur l’ACP : différence de TVA, intérêts de retard et amendes.
Vérifier l’âge de l’immeuble, exiger la mention obligatoire pour le 6%, refuser l’autoliquidation, et appliquer 21% pour les services courants.
En résumé
- Une erreur de répartition crée des injustices entre lots.
- Une erreur de financement fragilise la trésorerie.
- Des postes transitoires non apurés faussent le bilan.
- Des impayés non suivis deviennent vite irrécouvrables.
- Une TVA mal gérée expose l’ACP à un risque fiscal direct.
Cet article est publié par ACP Conseil, commissaire aux comptes indépendant spécialisé en copropriété. Nous réalisons des contrôles complets des comptes avec remise d'un rapport détaillé et d'une Carte Santé Financière©. Pour en savoir plus : info@acpconseil.be