Par Christophe Cliquet, fondateur d'ACP Conseil – commissaire aux comptes indépendant spécialisé en copropriété à Bruxelles et en Wallonie.

La loi prévoit la possibilité de désigner un commissaire aux comptes afin de vérifier la comptabilité de la copropriété.

En pratique, toutefois, de nombreuses copropriétés se contentent d'un contrôle effectué en interne, souvent par un membre du conseil de copropriété.

Ces deux approches existent.

Elles n'offrent ni le même niveau d'indépendance, ni les mêmes garanties.

Le contrôle en interne

Dans beaucoup de copropriétés, un ou plusieurs membres du conseil de copropriété se chargent de vérifier les comptes avant l'assemblée générale.

Ce contrôle repose sur le bénévolat et la bonne volonté de copropriétaires qui ne sont pas nécessairement formés à la comptabilité de copropriété.

Ils agissent généralement en bon père de famille, avec sérieux et prudence, dans l'intérêt de la copropriété.

Avantages du contrôle interne

Le contrôle en interne présente certains atouts :

– aucun coût direct pour la copropriété ;

– bonne connaissance de l'immeuble et de son fonctionnement ;

– proximité avec les autres copropriétaires ;

– possibilité de dialoguer facilement avec le syndic.

Limites du contrôle interne

Malgré toute la bonne volonté des personnes impliquées, ce type de contrôle comporte des limites importantes :

– manque de temps ou de disponibilité ;

– compétences comptables souvent limitées ;

– absence de méthodologie structurée ;

– difficulté à remettre en cause le travail du syndic, surtout lorsqu'une relation de confiance s'est installée ;

– risque de complaisance ou de conflits d'intérêts, même involontaires.

Un contrôle interne mené en bon père de famille vaut toujours mieux que l'absence totale de contrôle.

Mais il reste dépendant des compétences, de l'expérience et de l'indépendance réelle des personnes qui s'en chargent.

Le contrôle par un externe

Le contrôle externe est confié à un professionnel indépendant, extérieur à la copropriété, mandaté spécifiquement pour vérifier les comptes.

Son rôle n'est pas de gérer, mais de contrôler, avec un regard neutre et détaché.

Ce que garantit un contrôle externe

L'intervention d'un contrôleur externe apporte :

– une indépendance totale vis-à-vis du syndic ;

– une méthodologie rigoureuse et systématique ;

– des compétences techniques spécifiques à la comptabilité de copropriété ;

– une analyse menée sans enjeu relationnel ;

– un rapport écrit, clair et exploitable en assemblée générale.

Le contrôleur externe agit lui aussi en bon père de famille, mais avec les outils, l'expérience et la méthodologie d'un professionnel.

Ce que vérifie un contrôleur externe

Un contrôle externe porte notamment sur :

– la concordance entre la comptabilité et les extraits bancaires ;

– la conformité des dépenses aux décisions d'assemblée générale ;

– la correcte application des clés de répartition ;

– la cohérence et la présence des pièces justificatives ;

– la situation des fonds (fonds de roulement et fonds de réserve) ;

– l'état des créances et des dettes ;

– les dossiers sensibles (sinistres, travaux, reprises de comptes).

Ce sont précisément ces points qui échappent le plus souvent à un contrôle non professionnel, même bien intentionné.

Le coût du contrôle externe

Le contrôle externe représente un coût pour la copropriété.

Mais ce coût est généralement très limité au regard des montants gérés et des risques encourus.

Dans de nombreux cas, il est largement compensé par :

– les erreurs détectées et corrigées ;

– les litiges évités ;

– la sécurisation de la gestion financière ;

– et la tranquillité apportée aux copropriétaires.

Quand faire appel à un contrôle externe ?

Le recours à un contrôle externe est particulièrement pertinent dans les situations suivantes :

– changement de syndic ;

– doutes sur la gestion ou la comptabilité ;

– comptes non contrôlés depuis plusieurs exercices ;

– travaux importants réalisés ou à venir ;

– tensions entre copropriétaires et syndic ;

– absence ou inactivité du conseil de copropriété.

Même dans une copropriété bien gérée, un contrôle externe ponctuel permet d'agir en bon père de famille et de sécuriser durablement les comptes.

Les deux approches sont-elles compatibles ?

Oui.

Le contrôle interne et le contrôle externe ne s'excluent pas.

Le conseil de copropriété peut assurer un suivi régulier et agir en bon père de famille tout au long de l'année, tandis qu'un contrôleur externe peut intervenir ponctuellement pour un audit approfondi ou une situation sensible.

Cette complémentarité offre généralement le meilleur niveau de sécurité.

En résumé

Le contrôle interne repose sur la bonne volonté et l'implication de copropriétaires agissant en bon père de famille.

Il a son utilité, mais aussi des limites structurelles.

Le contrôle externe apporte indépendance, rigueur et expertise professionnelle.

Il permet de détecter des erreurs invisibles à un œil non averti et de sécuriser les comptes de manière durable.

Dans tous les cas, des comptes non contrôlés sont des comptes à risque.